Databeskyttelse

Den 25. maj 2018

Databeskyttelsesforordningen – Skoleafdelingen i Silkeborg Kommune har pligt til at oplyse dig om, at vi behandler oplysninger om dit barn som skoleelev og dig som forældre

Efter databeskyttelsesforordningen skal vi give dig en række oplysninger, når vi behandler oplysninger dit barn (herefter ”eleven”) og/eller dig – uanset om du selv har givet os oplysningerne, eller om oplysningerne stammer fra andre.

Da der alene er tale om en orientering, behøver du ikke foretage dig noget. Hvis du har spørgsmål eller ønsker at vide mere, er du naturligvis velkommen til at kontakte os.

Silkeborg Kommune er ansvarlig for behandling af dine/elevens personoplysninger – sådan kontakter du os

Silkeborg Kommune er ansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi behandler om dig og/eller eleven. Her er vores kontaktoplysninger:

Silkeborg Kommune
Søvej 1, 8600 Silkeborg
CVR-nr. 29 18 96 41
Telefon: 89 70 10 00
E-mail: kommunen@silkeborg.dk
Sikker mail: Send en sikker mail via Borger.dk.

Kontaktoplysninger på vores databeskyttelsesrådgiver (DPO)

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af oplysningerne, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver, Mette Mejlsted Lundsgaard.

Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende måder:

  • På e-mail: DPO@silkeborg.dk
  • På telefon: 25 47 55 48
  • Ved brev: Silkeborg Kommune, Søvej 1, 8600 Silkeborg, att. databeskyttelsesrådgiver

Formålene med behandlingen af dine/elevens personoplysninger

Vi behandler dine/elevens personoplysninger til følgende formål:

  • Kommunen har efter folkeskoleloven pligt til at sikre folkeskoleundervisning af alle børn og
    unge i kommunen, der er i den skolepligtige alder. For at varetage denne opgave behandler vi personoplysninger og anvender en række systemer såvel af administrative som af undervisningsmæssige grunde.

Afhængig af din ansøgning, de konkrete omstændigheder mv. behandler vi evt. også oplysninger med følgende formål:

  • Tilmelding mv. i forbindelse med SFO/klub, herunder fx også sommerferiepasning
  • Afklaring, indsats mv. i forbindelse med PPR
  • Tandpleje
  • Skolesundhedspleje
  • Skolebuskort
  • Specialbefordring
  • Sygebefordring
  • Hjemmeundervisning
  • Sygeundervisning i hjemmet/hospital
  • Særlige hjælpemidler /ombygninger pga. handicap
  • Socialpædagogiske fripladser til SFO
  • Dispensationsansøgning ved skoleskifte
  • Modtagerklasser m.m.
  • Efterskoleophold
  • Skolegang på privatskoler
  • Valgfag og fritidsundervisning på Silkeborg Ungdomsskole
  • SSP-samarbejde
  • Sommerferieaktiviteter
  • Refusion fra andre kommuner

Retsgrundlaget for behandlingen

Vi behandler dine/elevens personoplysninger efter Databeskyttelsesforordningen (forordning 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger) og dansk lov på området.

Vores lovhjemmel er art. 6, stk. 1, litra e i databeskyttelsesforordningen for så vidt angår de opgaver, som kommunen er forpligtet til at varetage ved lov, fx selve folkeskolens undervisning. For så vidt angår de ydelser, du har ansøgt om, er vores hjemmel til behandlingen art. 9, stk. 1, litra f i databeskyttelsesforordningen.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler disse kategorier af personoplysninger om eleven og/eller dig:

  • Almindelige oplysninger, fx navn adresse, cpr. nr.
  • Følsomme oplysninger, fx i forbindelse med Tandplejen og Sundhedsplejen.

Her har vi dine og elevens oplysninger fra

Personoplysningerne stammer fra dig selv, den anden forælder, eleven selv, personalet samt cpr. registret.

Så længe opbevarer vi elevens/dine oplysninger

Vi opbevarer oplysningerne under elevens skolegang. Efter endt brug slettes oplysningerne hos kommunen.
Er der tale om arkiveringspligtige oplysninger, afleveres oplysningerne til arkivet, men de vil fortsat blive slettet hos kommunen.

Hvem modtager elevens/dine oplysninger?

Dine/elevens oplysninger indgår i følgende systemer:

  • Tabulex TEA
  • Sundhedsplejens system NOVAX modtager adresseoplysninger fra TEA til deres system
  • UNI-Login v/STIL, Styrelsen for IT og Læring (skolerne bruger UNI-Login til at logge på et
    større antal digitale læremidler, den årlige trivselsmåling, Nationale Test, UddannelsesGuiden m.fl.)
  • Tandplejens systemer:TK2, Dentaleye, Orthoviewer
  • Cicero (skolebibliotekssystemet)
  • SkoleIntra (overgår i 2019 til systemet AULA)

Afhængig af din ansøgning, de konkrete omstændigheder mv. kan dine/elevens oplysninger evt. indgå i følgende systemer:

  • Hypernet (ind/udmeldelse af fritidstilbud)
  • Daycare (Fritidstilbud)
  • Tabulex LARA (Ungdomsskolens fritidsundervisning)
  • Sensum (PPR fagsystem)
  • GetOrganized (Silkeborg Kommunes ESDH system)
  • Mit skolekort hos Midttrafik (her bestilles skolebuskort)
  • Planet hos Midttrafik (her bestilles sygebefordring)
  • PPR testsystemer: Brief (Digitalt opgørelsesprogram af et spørgeskema), WISC (digitalt
    opgørelsesprogram for kognitive tests), Wppsi (digitalt opgørelsesprogram for kognitive tests), CPT (Digital opmærksomhedsprøve)
  • Tale-/høre testsystemer: CELF4 (logopædisk test til vurdering af sproglige vanskeligheder)
  • Læsekonsulent testsystemer: Hogrefe (læsetest), Rambøll (sprogvurdering) Den nationale
    ordblindetest, Ordblinde risikotesten
  • Silkeborg Kommunes Webshop

Du har mulighed for at se de virksomheder, som data overlades til, på kommunens hjemmeside https://databeskyttelse.silkeborg.dk, hvis du klikker på det system, som oplysningerne indgår i.

Dine rettigheder

Efter Databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder i forhold til Silkeborg Kommunes behandling af dine og/eller elevens oplysninger. Du kan til enhver tid benytte dig af rettighederne. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. Se kontaktoplysningerne først i dette brev.
Dine rettigheder er:

  • Ret til at se dine oplysninger (indsigtsret)
    Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som Silkeborg Kommune behandler om dig, samt
    en række yderligere oplysninger.
  • Ret til berigtigelse (rettelse)
    Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
  • Ret til sletning
    I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden det tidspunkt, oplysningerne ellers ville blive slettet. Du skal dog være opmærksom på, at vi – som en offentlig myndighed – kun i meget begrænset omfang kan imødekomme en anmodning fra dig om at få slettet dine oplysninger, da vi er underlagt strenge dokumentationskrav.
  • Ret til begrænsning af behandlingen
    Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få behandlingen begrænset, må Silkeborg Kommune fremover kun behandle oplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
  • Ret til indsigelse
    Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Silkeborg Kommunes ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Vil du klage?

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Silkeborg Kommune behandler dine og/eller elevens oplysninger på. Du kan finde mere information og kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

Venlig hilsen

Huno Kjærsgaard Jensen
Skolechef

Skolechef
Huno Kjærsgaard Jensen

Skoleafdelingen
EAN nr.: 579 800 563 5406

Silkeborg Kommune
Søvej 1 · 8600 Silkeborg
Tlf.: 8970 1000
www.silkeborgkommune.dk